Adatkezelési tájékoztató

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége adatvédelmi tájékoztatója

Hatályos: 2018. 05.25.

1  A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége adatkezelésének alapelvei

Jelen tájékoztató rögzíti a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége (1051 Budapest, Október 6. utca 14. adószám: 19023724-1-41, telefon: +36 20 922 5300, e-mail: info@vtmsz.hu) személyes adatkezelési elveit és szabályait A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége alaptevékenységéhez kapcsolódóan személyes adatokat egyéni tagjairól és vezető tisztségviselőiről kezel, egyfelől az egyéni tagsági jogviszony fenntartása, másfelől a Bejegyzett Vezetési Tanácsadó (továbbiakban CMC) minősítési folyamat, harmadrészt pedig a vezetős tisztségviselőkkel kapcsolatos adatszolgáltatás érdekében.

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége kötelezettséget vállal arra, hogy a fenti tevékenységeivel kapcsolatos adatkezelési gyakorlatai megfelelnek a jelen tájékoztatóban és a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak, valamint összhangban van megbízóinak – mint adatkezelőknek – az adatkezelésekre vonatkozó rendelkezéseivel.  Adatkezelési tevékenységünk szempontjából irányadónak tekintjük az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendeletét (a továbbiakban: GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényt (a továbbiakban: Infotv.).

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége elkötelezett tagjai személyes adatainak védelme iránt, és kiemelten fontosnak tartja az egyéni tagság információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége kizárólag olyan személyes adatokat kezel,

  • amelyek az adatkezelési célok megvalósításához elengedhetetlenül szükségesek, és arra alkalmasak;
  • amelyek kezeléséhez rendelkezik megfelelő jogalappal;
  • az adatkezelés időtartama pedig összhangban van azzal az időszakkal, ameddig az adatkezelés célja fennáll.

Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége a tagság adatainak biztonsága érdekében olyan technikai és szervezési intézkedéseket foganatosít, amely a személyes adatok biztonságát fenyegető kockázatokkal arányos.

2  Fogalmak

„személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

„adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; © TMSI Kft. 2017. nov: 753951+VP7751

„az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

„adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

„adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

„harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

„az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

„adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

3 Az adatkezelés célja

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége által kezelt személyes adatok gyűjtése és feldolgozása kizárólag az alábbi célokat szolgálja:

  • Az egyéni tagok azonosítása, a tagokkal való kapcsolattartás a tagsági viszonyból eredő jogok és kötelezettségek teljesítése érdekében;
  • A CMC minősítéssel rendelkező egyéni tagoknak a minősítéssel összefüggő jogainak és kötelezettségeinek nyomon követése, és a minősítésre jelentkező magánszemélyek minősítési eljárásának lefolytatása;
  • A vezető tisztségviselőkre vonatkozó, alapszabályban előírt és/vagy jogszabályban meghatározott nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettségeinek teljesítése.

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége kötelezettséget vállal arra, hogy az általa gyűjtött / feldolgozott személyes adatokat a fentiektől eltérő célra nem használja fel.

4  Az adatkezelés jogalapja

A fenti célból végzett adatkezelések jogalapja az érintett kifejezett hozzájárulása a személyes adatkezeléshez. Amennyiben az érintett nem járul hozzá személyes adatainak megadásához, a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége a bejelentéshez kapcsolódó minden személyes adatot

  • töröl – beleértve a bejelentő nevét, személyes azonosítóit, elérhetőségét
  • vagy a forrásfile-ban véglegesen olvashatatlanná tesz.

5  A rögzítésre és feldolgozásra kerülő személyes adatok köre, megőrzési ideje

A fenti célokhoz kapcsolódóan a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége az alábbi személyes adatokat kezeli.

5.1 Egyéni tagság megszerzése és fenntartása

Az adatkezelés célja: kapcsolatfelvétel, kapcsolattartás.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
A kezelt adatok köre: név, születési dátum, telefonszám, levelezési cím, e-mail cím, munkahely neve és címe.
Az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személy: a VTMSZ titkárságának tagi beléptetéssel foglalkozó munkatársa.
A személyes adatok törlését vagy módosítását az alábbi módokon lehet kezdeményezni:

  • postai úton a 1051, Budapest, Október 6. utca 14. címen,
  • e-mail útján az office@vtmsz.hu címen.

Az egyéni tagsági jogviszony létrehozásához és fenntartásához kapcsolódó személyes adatok megőrzési ideje alapértelmezésben a tagság megszűnését követő 3 év.

5.2 A CMC minősítés megszerzése és fenntartása

Az adatkezelés célja: jelentkezők regisztrálása, nyilvántartása, kapcsolattartás, számlázás, CMC cím megtartásához szükséges nyilatkozatok nyilvántartása.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
A kezelt adatok köre: név, születési dátum, telefonszám, levelezési cím, e-mail cím, munkahely neve és címe.
Az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személy: a VTMSZ titkárságának tagi beléptetéssel foglalkozó munkatársa
A személyes adatok törlését vagy módosítását az alábbi módokon lehet kezdeményezni:

  • postai úton a 1051, Budapest, Október 6. utca 14. címen,
  • e-mail útján az office@vtmsz.hu címen.

Az egyéni tagsági jogviszony létrehozásához és fenntartásához kapcsolódó személyes adatok megőrzési ideje alapértelmezésben a tagság megszűnését követő 3 év.

5.3 A vezető tisztségviselőkről szükséges adatszolgáltatás érdekében

Az adatkezelés célja: a bírósági nyilvántartáshoz szükséges adatok nyilvántartása
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
A kezelt adatok köre: név, születési dátum, anyja neve, telefonszám, levelezési cím, e-mail cím.
Az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személy: a VTMSZ titkárság
A személyes adatok törlését vagy módosítását az alábbi módokon lehet kezdeményezni:

  • postai úton a 1051, Budapest, Október 6. utca 14. címen,
  • e-mail útján az office@vtmsz.hu címen.

Az vezető tisztségviselők személyes adatainak megőrzési ideje alapértelmezésben a tisztség megszűnését követő 1 év.

5.4 Számlázáshoz szükséges adatszolgáltatás érdekében

Az adatkezelés célja: számlázás
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
A kezelt adatok köre: név, postacím, adószám, fizetési mód, bankszámlaszám, telefonszám, e-mail cím.
Az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személy: VTMSZ titkárság
A személyes adatok törlését vagy módosítását az alábbi módokon lehet kezdeményezni:

  • postai úton a 1051, Budapest, Október 6. utca 14. címen,
  • e-mail útján az office@vtmsz.hu címen.

A számlázáshoz kapcsolódó személyes adatok megőrzési ideje alapértelmezésben a tagság megszűnését követő 1 év.

6 A személyes adatok megőrzési idejének letelte

A megőrzési idő letelte után a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége a bejelentéshez kapcsolódó minden személyes adatot:

  1. töröl – beleértve a bejelentő nevét, személyes azonosítóit, elérhetőségét és magát a bejelentést hordozó feljegyzést, azaz hangfelvételt, nyomtatott vagy elektronikus levelet, honlapon rögzített adatokat, faxot.
  2. vagy a forrásfile-ban véglegesen olvashatatlanná tesz / anonimizál.

7 Adattovábbítás

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége tagjairól személyes adatot nem továbbít, viszont az alábbi adatokat honlapján közzéteszi:

  • Egyéni tagok esetén: Cégnév, cím, Telefon, Mobil, Fax, E-mail, Webcím, Szakterület, Bemutatkozás, Projektek
  • Tagszervezetek esetén: Cégnév, cím, Telefon, Fax, Elnök / Ügyvezető igazgató neve, e-mail

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetségének elnöksége dönthet fizetett hirdetések megrendeléséről, ahol az egyéni tagok nevét közzétesszük, egyéb elérhetőségeiket viszont nem.

A vezető tisztségviselők adatai közül az alábbiak kerülnek továbbításra 

  • cégbírósági bejegyzés – vezető tisztségviselők, megválasztásukat követően, Cégbírósági nyilvántartásba
  • banki kapcsolattartás – elnök, hivatalos cégbírósági bejegyzést követően, szövetségi bankszámlát kezelő bankba

8 Az érintettek jogainak teljesítése

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét:

  • az adatkezelőnek és az adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
  • a személyes adatok kezelésének célja, 
  • az adatkezelés jogalapja;
  • adott esetben a személyes adatok címzettjei.

Az említett információk mellett az érintettet a következő kiegészítő információkról is tájékoztatjuk:

  • a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
  • az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
  • arról, hogy bármely időpontban jogosult a hozzájárulás visszavonására, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
  • a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
  • arról, hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz hozzáférést kapjon.

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelés céljának megszűnését követően kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy egyéb feltételek teljesülése esetén az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje.

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

  • az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
  • az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  • az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  • az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Az adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel / amellyel a személyes adatot közölték - kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatja e címzettekről.

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha az adatkezelés önkéntes hozzájáruláson vagy szerződésen alapul és automatizált módon történik.

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

Ha egy esetlegesen bekövetkező adatvédelmi incidens a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége rendszerén belül valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek információs önrendelkezési jogára nézve, szövetségünk indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintetteket, szükség esetén pedig az illetékes felügyeleti hatóságot az adatvédelmi incidensről.

9 A személyes adatok tárolásának módja, az adatkezelés biztonsága

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége informatikai rendszere és egyéb adatmegőrzési helyei a székhelyén, találhatók meg.

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége a személyes adatok kezeléséhez a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott informatikai eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat:

  • csak az arra feljogosítottak számára hozzáférhető;
  • hitelessége és hitelesítése biztosított;
  • változatlansága igazolható;
  • a jogosulatlan hozzáférés ellen védett 

legyen.

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége olyan információ-technológiai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik az adatkezelés biztonságának védelméről, amely a kor technikai színvonalának megfelel és az adatkezeléssel kapcsolatos kockázatokkal arányos védelmi szintet biztosít. A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége az adatokat védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés, sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége által gyűjtött és feldolgozott adatokat elsődlegesen a szövetség főtitkára és vezető tisztségviselői jogosultak megismerni, azokat harmadik félnek nem adjuk át - kizárólag jogszabályi kötelezettségből adódóan, vagy ha ehhez az érintett előzetesen kifejezett beleegyezését adta.

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége honlapjának üzemeltetésében közreműködik, így adatfeldolgozónak minősül: Eflow Informatika Kft.

10 Elérhetőség

Amennyiben szövetségünkkel, személyes adatainak kezelésével vagy szolgáltatásaink igénybevétele során észrevétele, kérdése, problémája van, a honlapunkon megtalálható elérhetőségeken kapcsolatba léphet velünk: (T: +36 20 922 5300, F: +36 1 269 1920, office@vtmsz.hu)

11 Egyéb rendelkezések

A Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót az érintettek értesítése mellett egyoldalúan módosítsa. 

Szövetségünk a neki megadott személyes adatokat nem ellenőrzi. A megadott adatok megfelelőségéért kizárólag az azt megadó személy felel. Bármely érintett e-mail címének megadásakor egyben felelősséget vállal azért, hogy a megadott e-mail címről kizárólag ő vesz igénybe szolgáltatást. 

Tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy a nyomozó hatóság, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, illetőleg jogszabály felhatalmazása alapján más szervek tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, illetőleg iratok rendelkezésre bocsátása végett megkereshetik a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége Kft-t.

Eljárási szabályok

A személyes adatokra vonatkozó az információ-szolgáltatásra, szükségtelenné vált személyes adatok törlésére, illetve az adatok helyesbítésére 30 nap áll az adatkezelő rendelkezésére, amely igények teljesítésében a Vezetési Tanácsadók Magyarországi Szövetsége közreműködik. Amennyiben az adatkezelő az érintett ilyen igényét nem teljesíti, szövetségünk 30 napon belül írásban közli az elutasítás indokait.

Adatvédelmi hatóság

Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C., Levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5., Telefon: 06.1.391.1400, Fax: 06.1.391.1410, E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, Honlap: www.naih.hu © TMSI Kft. 2017. nov: 753951+VP7751